Faturaya itiraz: yanlış kalem, teslim uyuşmazlığı ve borcun varlığı

Süreci bir bakışta görün

1. 1Tarih

   Fatura ne zaman alındı?

2. 2Gerekçe

   Hangi kalem veya işlem?

3. 3Bildirim

   Uygun yöntem ve kayıt

4. 4Takip

   Cevap ve hesap düzeltmesi

Birbirine karıştırılmaması gerekenler

1. İlk soru: Faturada hangi konuya itiraz ediyorsunuz?

Faturanın tutarı yanlış olabilir, ürün teslim edilmemiş olabilir veya işlem hiç sizin şirketinizle yapılmamış olabilir. Bunları tek cümlede “Faturayı kabul etmiyoruz” diye toplamak yerine ayrı sorunlar olarak tanımlayın. Ürün kodu, miktar, dönem ve birim fiyat gibi maddi hataları listeleyin.

Sözleşme kapsamı tartışılıyorsa ilgili hükmü gösterin. Faturayı doğru bulup ödeme vadesine itiraz ediyorsanız bunu da açıkça ayırın. Hangi bölümün tartışmalı olduğunu görmek, cevap veren kişilerin farklı konuları konuşmasını önler.

2. Alınma tarihini ve izini koruyun

TTK m.21 faturanın içeriğine itiraz yönünden sekiz günlük düzenleme içerir. Süreyi değerlendirmeden önce faturanın ne zaman ve nasıl alındığını belirleyin. Muhasebenin dosyayı açtığı günle belgenin ulaşma gününü otomatik olarak aynı saymayın.

Elektronik kayıtta görülen olayların neyi ifade ettiğini gerektiğinde teknik ve hukuki açıdan inceletin. Bu makale her e-belge türü için başlangıç tarihi tayin etmez. İç onay sürecinin uzun sürmesi, dışarıdaki hukuki takvimin de aynı şekilde beklediği anlamına gelmez.

3. Fatura içeriği ile borcun doğumu ayrı sorulardır

Bir belgenin alınmış olması, onun arkasındaki bütün olayları açıklamaz. İşin gerçekten kararlaştırılıp kararlaştırılmadığını, kapsamını ve yerine getirilmesini ayrıca gösteren kayıtlar bulunabilir. Bu nedenle sekiz günlük kuralı “Her gönderilen faturadaki borç her koşulda kesinleşir” şeklinde genellemeyin.

Öte yandan faturayı cevapsız bırakmanın hiçbir etkisi olmadığını da düşünmeyin. Doğru değerlendirme, belgeyi işlem ilişkisi içinde okumayı gerektirir. Bu rehber, itirazın geç yapılması halinde bütün savunmaların kaybolduğu veya hiçbirinin etkilenmediği yönünde kesin hüküm vermez.

4. Muhasebe iç notu karşı tarafa bildirim değildir

Şirket içinde faturaya kırmızı işaret koymanız veya satış ekibine e-posta atmanız, karşı tarafa hangi iradenin ulaştığını göstermez. İç karar ile dış bildirim için ayrı sorumlu belirleyin. İtiraz metninin hangi faturaya ilişkin olduğunu ve gerekçesini anlaşılır yazın.

Bildirim yönteminin uygunluğu ayrıca incelenmelidir; her olayda sıradan mesajlaşmanın yeterli olduğunu varsaymayın. Gönderilen son metni, eklerini ve ulaşma kaydını saklayın. Farklı çalışanların farklı gerekçelerle cevap vermesi dosyada çelişki yaratabilir.

5. E-fatura ekranındaki işlemle hukuki ihtilafı karıştırmayın

Elektronik sistemin teknik kabul, ret veya iptal seçenekleri ile özel hukuk bakımından bildirimin etkisi aynı değerlendirme değildir. Kullanılan belgenin türü ve işlem senaryosu önemlidir. Vergisel düzeltme ihtiyacıyla sözleşmeden doğan uyuşmazlık yan yana yürüyebilir.

Bu makale belirli bir GİB menüsüne tıklamayı bütün sorunun çözümü gibi sunmaz. Muhasebe kaydının doğru düzeltilmesi için ilgili meslek mensubuyla; sözleşme, süre ve bildirimin etkisi için hukuki değerlendirmeyle ilerleyin. Teknik işlem sonucunu gösteren kayıtları da dosyaya ekleyin.

6. İade ve ayıp iddiasını ayrı belgelerle açıklayın

Faturadaki bir tutarın iade edilen ürüne ait olduğunu ileri sürüyorsanız iadenin hangi tarihte ve hangi belgeyle gerçekleştiğini gösterin. Üründe ayıp iddiası varsa teslim, inceleme ve bildirim kayıtları ayrıca önem taşır. TTK m.23 ticari satışta özel ayrımlar içerir; tüketici alışverişi için okunan bir metin doğrudan ticari alıma uygulanmamalıdır.

Faturaya itiraz ettiğiniz için her ayıp bildiriminin ve her talebin yapılmış olduğunu varsaymayın. Talep türlerini ayrı yazmak, daha sonra dosyaya bakan kişinin neyin gerçekten yapıldığını görmesini sağlar.

7. Ödeme yaptıysanız hesabı güncel tutun

İtiraz devam ederken ödeme yapılmış veya kısmi iade alınmış olabilir. Ödeme açıklamasını ve ilgili yazışmayı faturayla eşleştirin. Aynı tutarı bir yandan kapanmış kabul edip başka bir tabloda tümüyle açık göstermeyin.

Belgenin hukuki sonucunu yalnız kendi muhasebe kodunuzdan çıkarmayın. Karşı taraf hesap mutabakatı gönderirse kalemleri kontrol edin; toplamın tanıdık görünmesi belgenin tüm ifadelerinin uygun olduğu anlamına gelmez. Birden fazla belgeyi tek seferde imzalarken her sayfanın hangi işlemi kapsadığını bilin.

8. Şirket içinde tekrar etmeyen bir kontrol düzeni kurun

Gelen faturaları yalnız ay sonunda incelemek yerine, alınma ve sorumluya aktarılma sürecini görünür kılın. Satın alma, depo ve muhasebe aynı teslim bilgisini kullanmalıdır. İzin ve personel değişikliğinde yedek sorumlu bulunması pratik bir önlemdir.

Bu öneri bütün şirketler için mevzuatta tanımlanmış tek tip iş akışı değildir. Ama tarihin kaybolmasını ve sözlü itirazın yapılmış sanılmasını azaltır. Somut faturada süre yakınsa iç süreci düzeltmeyi beklemeden belgelerle değerlendirme yaptırın.