Aylık hukuki danışmanlık sözleşmesinin kapsamı nasıl belirlenir?

Kısa cevap

Ay sonunda danışmanlık ücreti ödeniyor, ama satış ekibi yeni sözleşmeyi nereye göndereceğini bilmiyor. Yönetici, açılan davanın da aynı kapsamda olduğunu sanıyor. Avukat ise o dosyanın kendisine henüz verilmediğini söylüyor. Bu karışıklığın çözümü, aylık ilişkiyi somut bir iş listesine ve açık görev paylaşımına bağlamaktır.

Aylık hukuki danışmanlıkta önce hangi işlerin ele alınacağı, talebin kimden geleceği, ne üretileceği ve hangi işin ayrıca kararlaştırılacağı belirlenir. Sonra ücret ve masraf düzeni bu kapsamla eşleştirilir. Böylece şirket, her yeni olayda baştan aynı tartışmayı yapmak yerine hangi yoldan ilerleyeceğini bilir.

İlişkinin adı, bütün işlerin aynı ücrete dahil olduğunu veya avukatın şirket adına her işlemi yapmaya yetkili olduğunu göstermez. Çalışma başlangıcında hazırlanan kapsam eki, günlük beklentilerin anlaşılmasını kolaylaştırır. Bu yazı hazır bir ücret sözleşmesi değildir; şirketin avukatıyla birlikte netleştirmesi gereken başlıkları gösterir.

İlk toplantının sonunda hangi cevaplar hazır olmalı?

Çalışmanın başlamasını bekleyen yönetici, ilk görüşmeden şu dört cevapla çıkabilmelidir: Hangi şirket için çalışılıyor? Hangi işler dahil? Acil bir talep nasıl iletilecek? Şirket içinde kararı kim verecek? Bunlardan biri belirsizse ücret konusunda anlaşılmış olsa bile günlük işleyişte boşluk kalabilir.

İlk aşamada bütün geçmiş belgelerin incelenmesi gerekmez. Önce tekrar eden iş türlerini, şu anda bekleyen dosyaları ve yakın dönemdeki projeleri ayırın. Her gruptan bir örnek üzerinden kapsam konuşmak, uzun ve soyut bir hizmet listesi yazmaktan daha açıklayıcıdır.

Örneğin satış sözleşmesinde yalnız metne görüş mü isteniyor, karşı tarafla toplantıya katılım da mı bekleniyor? İK konusunda genel bir uygulama notu mu hazırlanacak, belirli bir çalışanın somut dosyası mı değerlendirilecek? Bu iki ayrım bile işin genişliğini değiştirir.

Kapsamı hukuk dallarıyla değil, yapılacak işle anlatın

Yalnız “ticaret, iş, icra ve sözleşmeler hukuku” yazmak çalışma alanlarını belirtir. Ancak hangi işin yapılacağını açıklamak için daha somut ifadeler gerekir. Örneğin standart satış sözleşmesinin gözden geçirilmesi, belirli türde tedarik sözleşmelerinin incelenmesi, işten ayrılma öncesi belge kontrolü veya yönetim toplantısına hukuki gündem notu hazırlanması ayrı çıktılardır.

Her iş grubu için şu beş soruya cevap verin:

1. Talebi hangi şirket birimi iletecek?
2. İnceleme için hangi belgeler gerekli?
3. Beklenen çıktı görüş, metin, toplantı veya dosya takibinden hangisi?
4. İş hangi aşamaya kadar devam edecek?
5. Kapsam değişirse kim onay verecek?

“Sözleşme incelemesi”nin karşı tarafla müzakereye katılmayı, yabancı dilde metin oluşturmayı, başka ülke hukukunu araştırmayı veya teknik şartname denetimini otomatik olarak kapsadığı varsayılmamalıdır. Tarafların mutabakatı ve işin niteliği bu sınırları belirler.

Doldurulabilir iş kapsamı kartı

Her önemli iş grubu için aşağıdaki alanlar kullanılabilir. Bu bir avukatlık sözleşmesi örneği değildir; sözleşmede ve çalışma düzeninde neyin açıklanacağını belirleyen hazırlık formudur.

• İş grubu ve ilgili şirket:
• Talebi iletecek birim:
• İnceleme öncesinde sağlanacak bilgiler:
• Beklenen çıktı:
• Dahil olan aşamalar:
• Karşı taraftan dönen sürümlerin ve tekrar incelemenin kapsamı:
• Toplantı ve yeni ek belgelerin hangi koşulla dahil olduğu:
• Yeni kapsam görüşmesini gerektirecek değişiklikler:
• Ayrıca görüşülecek işler:
• Sonucu uygulayacak kişi:
• İş tamamlandığında saklanacak kayıt:

Varsayımsal doldurulmuş kart: İş grubu, mevcut Türkçe tedarik sözleşmelerinin hukuki incelemesidir. Satın alma ekibi son metni, teknik eki, teklif özetini ve hedef tarihi gönderir. Beklenen çıktı, önerilen değişikliklerle önemli açık konuların kısa açıklamasıdır. Teknik yeterlilik ve mali plan ilgili şirket birimlerince doğrulanır. Yabancı hukuk görüşü, ayrı bir yatırım projesi veya sözleşmeden doğacak dava ayrıca ele alınır. İmzalı son dosyayı satın alma sorumlusu saklar.

Aynı sözleşmenin tekrar gönderilmesi her seferinde aynı işin tekrarlandığı anlamına gelmez. Karşı tarafın hukuki değişikliklere cevap vermesi, yeni teknik ek eklenmesi ve tamamen farklı bir işlem önerilmesi ayrılmalıdır. Hangi tekrarların mevcut kapsamda olduğu, hangi değişiklikte yeni iş tanımı yapılacağı baştan konuşulur. Yalnız dosya veya sayfa sayısına göre karar vermek, işin gerçek niteliğini kaçırabilir.

Bu kartın değeri, işin dışında bırakılan konuları gizlememesidir. Şirketin gerçekten ihtiyaç duyduğu bir iş kapsam dışında kalıyorsa görevlendirme tamamlanmadan konuşulabilir.

Hukuki yardım ile ücret bağlantısı açık olmalı

Avukatlık Kanunu'nun 163. maddesi, sözleşmenin belirli hukuki yardımı ve ücreti veya değeri kapsamasını öngörür. 164. madde ve yürürlükteki tarife, ücretin değerlendirilmesinde ayrıca önem taşır. Avukatlık Kanunu

Sürekli avukatlık hizmetlerinde yazılı sözleşme gereği, TBB Avukatlık Kanunu Yönetmeliği'nin 73/A maddesinde ayrıca düzenlenir. Bu nedenle aylık çalışma ilişkisini yalnız sözlü beklentilerle yürütmek yerine kapsamı yazılı olarak belirlemek gerekir. Yazılı metnin uygulamada işe yaraması için görev ve çıktıların da anlaşılır olması önemlidir. TBB Avukatlık Kanunu Yönetmeliği

İşin kapsamı ile fiyatlandırma aynı belgede bağlantılı okunabilmelidir. Bir hizmet türünün adı bulunup sınırı açıklanmıyorsa taraflar farklı beklentilerle hareket edebilir. Aynı şekilde belirli bir dönemin ücreti, o dönemde ortaya çıkan bütün geçmiş uyuşmazlıkların da üstlenildiğini göstermeyebilir.

Bu metin standart bir ücret, indirim veya hizmet paketi sunmaz. Güncel asgari tarife kontrolü, somut hukuki yardımın türüyle birlikte yapılmalıdır.

Düzenli işler, projeler ve uyuşmazlıkları ayırın

Uygulanabilecek bir çalışma düzeninde işler üç grupta izlenebilir. Bunlar kanuni sınıflandırma değil, planlama kolaylığı sağlar.

• Düzenli işler: Tekrarlanan sözleşme soruları, yönetimin günlük hukuki talepleri ve kararlaştırılmış periyodik toplantılar
• Projeler: Şirket devri, yatırım, yeni pazara giriş, büyük bir sözleşme setinin yenilenmesi veya kapsamlı uyum çalışması
• Uyuşmazlıklar: Dava, icra takibi, tahkim, arabuluculuk veya idari başvuru gerektiren dosyalar

Tahkim, uygun uyuşmazlıklarda çözümün devlet mahkemesi yerine hakemlere bırakıldığı yoldur. Arabuluculukta ise taraflar, tarafsız bir kişinin yardımıyla anlaşma arar. Bu yolların hangisinin kullanılabileceği ve gerekli şartlar ayrıca incelenir. Adalet Bakanlığı: tahkim tanımı, arabuluculuk hakkında sorular.

Örneğin bir tedarik sözleşmesi hakkında görüş vermekle o sözleşmeden doğan davayı takip etmek farklı hukuki yardımlar olabilir. Sözleşmede uyuşmazlık işlerinin nasıl ele alınacağı yazılmalıdır. Dahil kabul edilen işlerde dahi harç, gider avansı, bilirkişi, noter, tercüme veya seyahat gibi masraf başlıklarının durumu ayrıca netleştirilmelidir.

Gider avansı, süreçte yapılacak bazı masraflar için önceden yatırılan paradır. Bilirkişi ise özel veya teknik bilgi gereken konularda görüşüne başvurulan kişidir. Bu tür giderler, hukuki yardım ücretiyle aynı kalem gibi düşünülmemelidir.

Proje büyüdüğünde yeni kapsam yazılı olarak belirlenir. Belge sayısı, incelemenin derinliği, paydaş toplantıları ve teslim edilecek çıktı değişmişse yalnız ilk talebin başlığına bakmak yeterli olmaz.

“Dahil mi, ayrı mı?” sorusunu üç örnekle çözün

İncelenen standart sözleşmede küçük bir değişiklik

Şirketin daha önce kullandığı bir sözleşmede ödeme günü değiştirilmek isteniyor olsun. Önce son sürümün aynı olup olmadığı ve değişikliğin başka hükümlere etkisi kontrol edilir. Düzenli iş kapsamına giriyorsa aynı talep üzerinden ele alınabilir. Ancak peşin ödeme, teminat veya teslim ilişkisi de değişiyorsa bunu “yalnız tarih düzeltmesi” diye göndermek eksik bilgi yaratır.

Teminat, bir yükümlülüğün yerine getirilmesi için alınan güvencedir; örneğin banka teminat mektubu ayrı şartlar içerir. Şirketin atacağı adım, değişiklikleri tek tek göstermektir. Hukuki değerlendirmenin sınırı, dosyanın adından değil gerçek değişiklikten anlaşılır.

Normal tedarik görüşmesi, şirket devrine dönüşüyor

Tedarikçiyle yapılan görüşmede işletmenin bir bölümünün veya payların alınması gündeme gelebilir. Bu durumda sözleşme sayısı, inceleme kapsamı ve karar verecek kişiler değişir. İlk görevlendirmenin bütün yeni çalışmayı kapsadığı varsayılmamalıdır.

Yeni bir proje notu açılır: Ne devralınacak, hangi bilgiye erişilecek, hangi iş sonuçlandırılacak, kim karar verecek? Vergi ve mali incelemenin ayrı yönleri de belirlenir. Kapsamın yeniden konuşulması, işin geciktirilmesi için bir formalite değil, yapılacak çalışmanın doğru tanımlanmasıdır.

Düzenli danışmanlık sırasında ödeme emri geliyor

Ödeme emri, borcun takibi için resmî süreçte gönderilen ve işlem gerektirebilen bir belgedir. Şirketin aylık danışmanlık ilişkisi bulunması, belirli takip dosyasının da üstlenildiğini kendiliğinden göstermez. Evrak ve resmî bildirimin yapıldığını gösteren kayıt gecikmeden iletilir; görev kabulü, inceleme ve gerekli işlem ayrıca teyit edilir.

Bu sırada “Önce ücret kapsamını gelecek toplantıda konuşalım” denilerek evrak bekletilmez. Şirket kaydında üç bilgi ayrı bulunmalıdır: Evrakı kim teslim aldı, ilgili işi üstlendiğine ilişkin hangi teyit var, hukuki süreyi kim kontrol ediyor? Yalnız gönderildi işareti bu kontrolleri tamamlamaz. Süre, belgeye göre ayrıca hesaplanır.

Talimat yetkisi ile hukuki temsil yetkisini karıştırmayın

Şirket içinde bir kişinin talepleri toplaması iletişimi kolaylaştırır. Ancak bu kişi her ticari kararı verme veya şirketi dışarıya karşı temsil etme yetkisine sahip olmayabilir. Birim yöneticisinin “Uygundur” e-postası, şirketin temsil ve imza düzeninin yerine geçmez.

Çalışma başlangıcında en az üç rol belirlenebilir: belgeleri hazırlayan çalışan, ticari kararı onaylayan yetkili ve hukuki değerlendirmeyi yapan avukat. Vekâletname, belirli işlemlerde avukatın kişi veya şirket adına hareket etme yetkisini gösteren belgedir. Temsil gerektiren işlemlerde vekâletname, şirket yetkisi ve işlemin gerektirdiği özel koşullar incelenir.

Grup şirketleri varsa hangi tüzel kişiliğin sözleşmenin tarafı olduğu yazılmalıdır. Ortakların veya yöneticilerin kişisel işlemlerinin dahil olup olmadığı da sessiz bırakılmamalıdır. Menfaat ayrılığı doğduğunda bağımsız değerlendirme gerekebilir.

İş kabul ve öncelik düzeni kurun

Her talebin “acil” olarak gönderilmesi gerçek acil işleri görünmez hale getirir. Kullanışlı bir talep kaydı; konuyu, ilgili şirketi, karar bekleyen kişiyi, istenen tarihi ve bu tarihin nedenini gösterir. Son tarihin sözleşmeden, resmî bildirimden veya yalnız iç planlamadan kaynaklandığı ayrılır.

İletişim düzeninde talebin ulaştığının teyidi ile incelemenin tamamlanması farklı aşamalar olarak izlenmelidir. Eksik belgeler açıkça belirtilir. Avukatın hukuki süreyi incelemesi gereken bir olayda şirketin kendi takvim etiketi yeterli değildir.

Kapsam dışında olduğu anlaşılan süreli bir iş de kayıtsız bırakılmamalıdır. İşin kimin tarafından ele alınacağı ve görevlendirmenin gerçekleşip gerçekleşmediği netleştirilir. “Aylık danışmanımız var” düşüncesi, her yeni dava veya resmî işlemin otomatik olarak takip edildiğini göstermez.

Bir talep baştan sona nasıl ilerler?

Örnek olarak yeni bir müşteri sözleşmesini ele alalım. Satış ekibi talebi açar ve müşteriyle mutabık kaldığı ticari koşulları yazar. Hukuki incelemede eksik teknik ek fark edilirse talep sessizce beklemez; eksik belgenin sahibi ve beklenen gönderim zamanı kaydedilir.

Belge tamamlandığında hukuki görüş hazırlanır. Finans, ödeme planını inceler. Satış yöneticisi karşı tarafla görüşülecek seçenekleri belirler. İmzalanacak metin değişmişse son sürüm tekrar kontrol edilir. Son olarak imzalı metin ve uygulanacak görevler işi yürüten birime aktarılır.

Bu akışta beş durum etiketi yeterli olabilir: yeni talep, bilgi bekliyor, incelemede, karar bekliyor, tamamlandı. “Tamamlandı” yazılması için somut çıktı bulunmalıdır. Yalnız e-posta gönderilmiş olması, karşı tarafla anlaşmaya varıldığını veya işlemin uygulandığını göstermez.

Aciliyet nasıl belirlenir?

Acil iş, yöneticinin mesajına büyük harfle “ACİL” yazdığı iş değildir. Önce tarihin kaynağı sorulur. Resmî evrak, sözleşmesel bildirim, geri alınması güç bir işlem veya fiilî güvenlik olayı farklı öncelikler doğurabilir. Şirketin kendi hedef tarihi de önemlidir; ancak hukuki süreyle aynı değerlendirilmez.

Taraflar, talebin alındığını bildirme, ilk değerlendirme ve tam yanıt aşamalarını ayrı konuşabilir. Bu yazı belirli saatlerde hizmet sözü vermez. Çalışma düzeni, gerçek iş hacmine ve kabul edilen kapsama göre kararlaştırılmalıdır. Acil işte belge eksikse, bilinmeyen noktalar ve atılabilecek sınırlı adımlar açıkça yazılır.

Raporlama yönetime karar aldırmalı

Bir faaliyet raporunun değeri yalnız yapılan iş sayısında değildir. Yönetici şu ayrımı görebilmelidir: tamamlanan işler, karşı taraftan cevap bekleyenler, şirketten belge veya karar bekleyenler ve yaklaşan tarihler.

Aylık görüşmede beş kalemlik bir gündem kullanılabilir:

• Tamamlanan iş ve ortaya çıkan çıktı
• Açık iş, sonraki adım ve sorumlu kişi
• Yönetimin karar vermesi gereken seçenek
• Sözleşme veya belge düzeninde tekrarlanan sorun
• Sonraki dönemin planlanan işleri ve olası kapsam değişikliği

“İncelemede” ifadesi tek başına yeterli değildir. Örneğin teknik ekin satın alma biriminden beklendiği veya yöneticinin bir teminat seçeneği hakkında karar vermesi gerektiği görülebilmelidir. Bununla birlikte rapor, gereksiz kişisel veri ve ticari sırları geniş bir dağıtım listesine taşımamalıdır.

Yönetici özeti için somut bir örnek

Bir rapor satırı şöyle kurulabilir: “Müşteri sözleşmesi incelendi. Teslim süresiyle cezai şart arasında uyumsuzluk var. Operasyon, önerilen teslim planını doğrulayacak. Satış, karşı tarafın alternatif tarihe yaklaşımını soracak. Yönetimden beklenen karar: kabul edilebilir son teslim planı.”

Buradaki cezai şart, sözleşmeye aykırılık halinde ödenmesi kararlaştırılan para veya başka edimdir. Hukuki niteliği ve uygulanma koşulları ayrıca incelenir. Rapordaki amaç, terimi kullanıp geçmek değil, yöneticinin hangi kararının gerektiğini göstermektir.

Kötü rapor örneği ise yalnız “Sözleşme hukukta” yazılmasıdır. Bu ifade ne yapıldığını, neyin beklendiğini veya işi kimin ilerleteceğini anlatmaz. Yönetici toplantısı da bu nedenle aynı soruların tekrarlandığı bir görüşmeye dönüşebilir.

Çalışma düzeninin iyi işleyip işlemediğini değerlendirirken tekrar eden eksiklerin azalıp azalmadığına, karar bekleyen konuların görünürlüğüne ve dosyaların son sürümlerinin bulunabilirliğine bakılabilir. Bu göstergeler sonuç garantisi değildir; sürecin anlaşılır olup olmadığını gösterir.

Kurgusal örnek: Bu ay az soru geldi, planlanan iş ne olacak?

Şirkette o ay yeni sözleşme azdır. Yönetici, danışmanlık ilişkisinde hiçbir iş yapılmadığını düşünür. Oysa dönem başında eski tedarik sözleşmelerinin yenilenme tarihlerinin çıkarılması ve talep formunun güncellenmesi planlanmıştır. Belgeler satın alma biriminden henüz gelmemiştir.

Önce kararlaştırılan iş listesine bakılır. Bu hazırlık düzenli kapsamın içindeyse belgeyi kimin ne zaman sağlayacağı belirlenir. Gerçekte böyle bir iş kararlaştırılmamışsa sonradan varmış gibi rapora yazılmaz; sonraki dönem için ihtiyaç ve kapsam konuşulur.

Bu örnekte gelen soru sayısı çalışma ilişkisinin tamamını anlatmaz. Buna karşılık yalnız aylık sözleşmenin bulunması da planlanmamış bir işin yapılmış sayılmasını sağlamaz. Yönetimin bakacağı şey, kararlaştırılan çıktı ve o çıktının mevcut durumudur.

İlişkinin sona ermesi de kapsamın parçasıdır

Başlangıçta yalnız hizmete giriş değil, dosya devri de düşünülmelidir. Sona erme halinde açık işlerin listesi, önemli tarihler, fiziki ve elektronik belgeler, verilen yetkiler, ücret ve masraf hesapları birlikte ele alınır. Avukatlık ilişkisinin sona ermesi ve dosyada temsil bakımından kanuni kurallar ile somut sözleşme ayrıca incelenir.

Pratik bir devir kaydında dosya adı, mevcut aşama, son işlem, yaklaşan tarih, asıl belgelerin yeri ve yeni sorumlu bulunabilir. Belgelerin teslimi ile yeni görevlendirmenin kabulü aynı olay değildir. Özellikle devam eden yargılamada “Dosyalar gönderildi” bilgisi tek başına sürelerin güvenceye alındığını göstermeyebilir.

Dosya devrinde kullanılabilecek teslim kaydı

Devir aşamasında yalnız bir klasör bağlantısı göndermekle yetinmeyin. Her açık iş için şu alanlar kayda alınabilir:

• Dosyanın veya işin adı ve ilgili şirket
• Mevcut aşama ve yapılan son işlem
• Bilinen sonraki adım, tarihi ve bu tarihin dayanağı
• Teslim edilen belgeler ve bulunamayan ekler
• Fiziki asılların yeri
• Devreden ve devralan sorumlu
• Yeni görevlendirmenin kabul edilip edilmediği

Bir boşluk varsa “devredildi” işaretlemek yerine eksik kısmı yazın. Örneğin yeni danışmana dava dilekçesi gönderilmiş fakat tebligat kaydı bulunamamışsa dosyanın süre kontrolü tamamlanmış sayılmamalıdır. Kapsam, belge teslimi ve temsil geçişi ayrı ayrı doğrulanır.

Çalışmanın bitmesi, şirketin bilgi güvenliği görevlerini de ortadan kaldırmaz. Kullanıcı erişimleri, paylaşımlı bağlantılar ve saklama ihtiyacı gözden geçirilir. Hukuken saklanması gereken kayıtlar ile günlük çalışma kopyalarının durumu aynı olmayabilir.

Görüşmeye hazırlanırken yanınıza alın

Şirket unvanları ve temsil bilgileri, tipik iş örnekleri, açık uyuşmazlık listesi, talep iletecek kişiler, yaklaşık işlem yoğunluğu ve raporlama beklentisi başlangıç için yararlı bir çerçeve oluşturur. Ayrıntılı dosya paylaşımı ise kapsam ve güvenli kanal belirlendikten sonra yapılabilir.

Şirketin daha önce bir danışmanla çalışması halinde, önceki kapsamın neleri çözdüğü ve hangi noktaların belirsiz kaldığı da somut örneklerle açıklanmalıdır. Amaç belirsizliği yeni sözleşmeye taşımamaktır.

Sık sorulan sorular

Aylık danışmanlık bütün davaları kapsar mı?

Otomatik olarak kapsadığı söylenemez. Dava ve takip işleri, aşamaları ve masrafları sözleşmede açıkça değerlendirilmelidir. Belirli bir dosyanın üstlenildiğinin teyidi ayrıca önemlidir.

Danışmanlık sözleşmesi vekâletname yerine geçer mi?

Ücret ve iş kapsamını düzenleyen anlaşma ile bir işlemde temsil için gereken yetki aynı şey değildir. Somut işlem için vekâletname veya özel yetki gerekip gerekmediği ayrı incelenir.

O ay soru sorulmazsa danışmanlık gereksiz mi olur?

Bu, kararlaştırılan işin niteliğine bağlıdır. Düzenli gözden geçirme, toplantı, belge güncelleme veya önceden planlanan iş varsa yalnız gelen mesaj sayısı yeterli ölçüt değildir. Kullanılmayan kapasite ve sonraki dönem beklentisi sözleşme kapsamında konuşulmalıdır.

Şirket çalışanları avukata doğrudan yazabilir mi?

Bu iletişim yolu kararlaştırılabilir. Bununla birlikte talimat verme yetkisi, belge erişimi ve iş önceliği belirlenmelidir. Bütün çalışanlara sınırsız erişim verilmesi, çalışma kapsamını ve gizlilik düzenini belirsiz hale getirebilir.

Somut durumun değerlendirilmesi için şirketin faaliyetleri ve ilgili belgeler birlikte incelenmelidir.