İK süreçlerinde hangi aşamada, hangi dosyayla hukuki değerlendirme alınmalı?

Kısa cevap

“Bu çalışanla yolları ayırmak istiyoruz. Evrakları hazırlayabilir miyiz?” İK bu mesajı aldığında dosyada sözleşme vardır, fakat hedefler birkaç kez sözlü değiştirilmiştir. Fazla çalışma bilgisi başka ekiptedir. Çalışanın itirazı da yöneticisinin e-postasında kalmıştır. Önce bir fesih yazısı hazırlamak, asıl eksikliği çözmez.

İlk yapılacak iş, karar ile olayı ayırmaktır. Ne oldu, hangi kayıt var, çalışanın açıklaması ne ve şirket hangi seçeneği değerlendiriyor? Bunları tek dosyada gösterin. Henüz bilinmeyen bir hususu kesinleşmiş gibi yazmayın. Sonra hukuki değerlendirmeyi, ücret ve kesintileri gösteren bordro hesabını ve yöneticinin operasyonel kararını birlikte yürütün.

Bu yazı, işe alımdan ayrılığa kadar bu dosyanın nasıl oluşacağını anlatır. Hedef, çalışana karşı mümkün olduğunca çok belge biriktirmek değildir. İlişkinin koşullarını ve olayları doğru kaydetmek, çalışanı dinlemek ve karar verirken eksik bilgiye dayanmamaktır. Böyle bir düzen, iyi giden iş ilişkilerinde de görev ve ücret anlaşmazlıklarını azaltabilir.

Önce açık soruyu ve dosya sorumlusunu belirleyin

Resmî evrak veya ciddi güvenlik sorunu varsa dosyayı tamamlama çalışması gerekli işlemleri bekletme gerekçesi yapılmamalıdır.

İK’dan bir sorumlu belirleyin. Talebin hangi kararla ilgili olduğunu yazın: Yeni işe alım, görev değişikliği, ücret anlaşmazlığı, olay incelemesi veya ayrılık. Ardından gerçekleşmiş adımları ayırın. Çalışana bir karar bildirildi mi? Ücrette değişiklik yapıldı mı? Erişimi kapatıldı mı? Resmî bir başvuru geldi mi?

Çalışanın dosyasını bütün yöneticilere göndermeyin. İncelenecek konu için gerekli kayıtlara kimlerin erişmesi gerektiğini belirleyin. Sağlık bilgisi, kişisel yazışma veya başka çalışanların verileri bulunuyorsa ayrıca dikkat gerekir.

Başlangıç çıktısı şu üç cümle olabilir: “Değerlendirdiğimiz işlem şu. Bildiğimiz olaylar şu. Karardan önce cevaplamamız gereken sorular şu.” Bu açıklama, belirsiz bir “personel sorunu” ifadesinden çok daha kullanışlıdır.

1. İş teklifinde vaat edilenle sözleşmede yazanı eşleştirin

İş ilişkisine ait ilk önemli kayıt, yalnız imzalı sözleşme değildir. Adaya sunulan ücret, prim, çalışma yeri ve görev beklentileri de önemlidir. Yönetici görüşmede bir koşul söylemiş, İK farklı bir teklif hazırlamışsa işe başlarken anlaşmazlık doğabilir.

İş teklifi gönderilmeden şu konular netleştirilmelidir:

• Kişi hangi işi yapacak ve kime bağlı çalışacak?
• Çalışma yeri ve düzeni nasıl olacak?
• Sabit ücret, değişken ücret ve yan haklar nasıl açıklanacak?
• Prim varsa hangi olay gerçekleştiğinde ve hangi veriye göre hesaplanacak?
• Şirketin sunduğu ekipman ve gider karşılamaları neler?
• Özel bir sözleşme türü veya sınırlama neden isteniyor?

“Yönetici pozisyonu” veya “proje çalışanı” gibi etiketleri hukuki sonucu belirleyen kısa yollar olarak kullanmayın. Danışmana fiilî görevi ve işin nasıl yürütüleceğini anlatın. Belirli süreli çalışma düşünülüyorsa neden bir bitiş tarihi gerektiğini açıklayın. Uzaktan çalışmada nerede, hangi araçlarla ve hangi düzende çalışılacağını yazın.

Varsayımsal örnek 1: Prim sözü ile hesap dosyası uyuşmuyor

Bir satış çalışanına görüşmede “Tamamladığın satışlardan prim alırsın” denmiştir. Finansın kullandığı planda ise yalnız müşteriden tahsil edilen satışlar hesaba katılır. Çalışan ilk prim ödemesinde farkı görür.

İK önce teklif yazısını, görüşme sonrasındaki e-postaları, prim planının çalışanla ne zaman paylaşıldığını ve hesap örneğini toplar. Finans hangi veriye göre hesap yaptığını gösterir. Yönetici de görüşmede söylediğini kendi bilgisi olarak açıklar; sonradan bütün konuşmayı kesin biçimde yeniden kurmaya çalışmaz.

Şirket geçmiş dönem değerlendirmesiyle gelecek dönem düzenini ayırır. Hukuk danışmanına “Mevcut kayıtlara göre hangi koşulun kararlaştırıldığı değerlendirilmeli ve geleceğe dönük açıklık nasıl sağlanmalı?” sorusu yöneltilir. Çalışandan geriye tarihli bir planı kabul etmiş gibi imza istenmez. Senaryo varsayımsaldır.

2. Özlük dosyasını yaşayan bir kayıt düzenine dönüştürün

Özlük dosyası, çalışanla ilgili gerekli kimlik, sözleşme ve çalışma kayıtlarının düzenlendiği dosyadır. İş Kanunu’nun 75. maddesi bu dosyayı ve bilgilerin hukuka uygun kullanılmasını düzenler. Uygulamada hangi birimin hangi kaydı üreteceği ayrıca belirlenmelidir.

İK sözleşme ve değişiklik kayıtlarını; bölüm yöneticisi fiilî görev ve çalışma bilgilerini; bordro ekibi ücret hesabını takip edebilir. İş sağlığı ve güvenliği kayıtları kendi uzmanlık ve erişim düzeni içinde yürütülür. Aynı belgenin farklı sürümleri varsa geçerli kayıt belirlenir.

İşe girişte şu kontrol yapılabilir:

1. Sözleşme ve ekler, çalışana sunulan koşullarla uyumlu mu?
2. Gerekli bildirimlerin tamamlandığı doğrulandı mı?
3. Görev ve çalışma düzeni açık mı?
4. Ekipman, kullanım ve erişim düzeni belli mi?
5. Gerekli eğitim ve iş güvenliği süreçlerinin sorumluları belli mi?
6. Kişisel veri kullanımı için gerekli açıklamalar ve değerlendirmeler yapıldı mı?

SGK’nin işveren yükümlülükleri sayfası, sigortalılık bildirimlerini ve istisnaları açıklar. Dışarıdan bordro hizmeti alınsa da şirkette işlemin yapıldığını doğrulayacak biri bulunmalıdır. “Muhasebeciye gönderdik” ile “bildirim tamamlandı” aynı kayıt değildir.

3. Her ay belge sayısını değil, kayıtlar arasındaki farkları kontrol edin

İK’nın bütün çalışan dosyalarını her ay baştan incelemesi gerekmez. Öncelik, farklı kaynakların birbirini karşılamadığı konulardır. Çalışma çizelgesi, izin kaydı, yönetici bildirimi ve bordro arasında fark varsa bunun nedeni araştırılır.

Örneğin ekip hafta sonu çalışmış olabilir; fakat yöneticinin bildiriminde görünmüyordur. Ya da çalışan izinli görünmesine rağmen iş teslim etmiş olabilir. Önce hangi kaydın neyi gösterdiğini anlayın. Bir sistem kaydını, yalnız adı resmî göründüğü için tartışmasız doğru kabul etmeyin.

Kullanılabilir çalışma formu: Aylık kayıt farkı

• Çalışan ve ilgili dönem:
• Karşılaştırılan iki kayıt:
• Görülen fark:
• İlk kaydın sorumlusu:
• İkinci kaydın sorumlusu:
• Çalışanın açıklaması gerekiyorsa sorulacak somut konu:
• Araştırma sonucu:
• Yapılacak düzeltme ve gerekçesi:
• Düzeltmeyi onaylayan ve tamamlandığını kontrol eden:

Gerçek bir kayıt hatası düzeltilirken neyin, neden ve ne zaman değiştiği korunmalıdır. Eksik kayıtları geriye tarihli standart formlarla tamamlamak başka bir soruna yol açabilir. Geçmiş olayları bugün hatırlayan kişinin açıklaması, bugünkü tarih ve bilgi sınırıyla kaydedilir.

4. Çalışma koşulu değişikliğini önce mevcut durumla karşılaştırın

Şirketin bir çalışanı başka göreve almak veya çalışma yerini değiştirmek istemesi tek başına işlemin nasıl yapılacağını açıklamaz. Önce mevcut koşulu ve öneriyi yan yana yazın. Değişikliğin nedeni, etkilediği kişiler ve çalışana etkisi açık olsun.

Hukuki anlamda esaslı değişiklik, çalışma koşullarında önemli sonuç doğuran değişiklikler için kullanılan bir kavramdır. Her küçük görev düzenlemesi aynı nitelikte değildir. İş Kanunu’nun 22. maddesi, bu alanda özel bir bildirim ve kabul düzeni öngörür.

Bu nedenle İK, duyuru yapılmadan önce danışmana şu soruyu yöneltebilir: “Mevcut koşul bu, önerilen değişiklik bu. İşlemin hukuki niteliği nedir ve hangi usulle ilerlenebilir?” Yalnız yeni görev tanımını göndermek, önceki koşulu görünmez bırakır.

Seçenekleri de değerlendirin. Değişikliğin kapsamını daraltmak, farklı görev önerisi hazırlamak veya operasyonel ihtiyacı başka biçimde karşılamak mümkün olabilir. Bunların her biri maliyet ve işleyiş bakımından farklı sonuç verir. Çalışanın öneriyi kabul etmemesi, tek başına disiplin olayı gibi kaydedilmemelidir.

5. Bir olay bildirildiğinde önce neyin bilindiğini ayırın

“Güveni zedeledi”, “isteksiz” veya “uyumsuz” gibi ifadeler sonuç değerlendirmesidir. Olay kaydında önce görülen davranış, tarih, yer, ilgili görev ve kaynağı bulunmalıdır. Doğrudan gözlenenle başkasından duyulan bilgi ayrılmalıdır.

Kullanılabilir çalışma formu: Olay ve açıklama kaydı

• İncelenen olay veya iddia:
• Olayın bilinen tarihi ve öğrenildiği tarih:
• Doğrudan gözlem yapan kişi:
• Varsa başka kaynaktan aktarılan bilgi:
• Mevcut belgeler ve bunların kaynağı:
• İlgili görev, talimat veya önceden açıklanmış beklenti:
• Çalışanın açıklaması:
• Açıklamayı destekleyen veya onunla çelişen kayıt:
• Henüz araştırılmamış konu:
• Acil koruma ihtiyacı:
• Değerlendirmeyi yapacak kişiler:

Çalışanın cevap vermesi isteniyorsa iddia anlaşılır olmalıdır. Belirsiz suçlamayla açıklama istemek sağlıklı inceleme sağlamaz. Çalışanın başka kayıt göstermesi halinde bunlar da dosyaya alınır. Bir tanığın anlatımıyla diğerinin anlatımı çelişiyorsa çelişki silinmez; açık soru olarak kalır.

Görüşme notunda imza bulunması, içindeki her yorumun tartışmasız doğru olduğu anlamına gelmez. İmza verilmemesi de olayın hiç yaşanmadığını göstermez. Kaydın niteliği ve bildirim yöntemi ayrıca değerlendirilmelidir.

Varsayımsal örnek 2: Düşen performansın iki farklı açıklaması var

Bir müşteri destek çalışanının çözüm süresi uzamıştır. Yönetici bunu performans düşüklüğü sayar. Çalışan ise yeni sistemde bazı yetkilerinin kaldırıldığını ve zor dosyaların kendisine yönlendirildiğini söyler.

İK, yalnız sonuç tablosunu alırsa değerlendirme eksik kalır. Ölçüm dönemlerini, hedefin ne zaman açıklandığını, dosya türlerini, sistem değişikliğini ve verilen desteği birlikte toplar. Benzer çalışanlarla karşılaştırma yapılacaksa koşulların gerçekten benzer olup olmadığını kontrol eder.

Sorun araç veya eğitim eksikliğiyse destek sağlanması ve sonucun tekrar gözlenmesi bir seçenek olabilir. Görev uyumsuzluğu varsa başka görev imkânı değerlendirilir. Kayıtlar farklı bir sonuca işaret ediyorsa buna göre ilerlenir. Hiçbir seçenek otomatik sonuç doğurmaz.

Danışmana sorulacak soru, “Kaç uyarı yeterli?” değil, “Bu ölçüm ve çalışma koşullarıyla hangi değerlendirme yapılabilir; düşünülen işlem için hangi eksikler tamamlanmalı?” olur. Şirketin iç gözlem takvimi kanuni bir süre gibi sunulmaz. Örnek varsayımsaldır.

6. Ciddi iddiada güvenliği koruyun; peşinen hüküm vermeyin

Taciz, ayrımcılık, ciddi iş güvenliği riski veya veri ihlali iddiası rutin performans konusuyla aynı akışta bekletilmemelidir. İlk ihtiyaç, devam eden zararı önlemek ve gerekli sorumluları devreye almaktır. Hukuk danışmanına bilgi verilmesi, güvenlik yükümlülüklerinin yerine geçmez.

İK, iddiayı mümkün olduğunca somut biçimde kaydeder. Bilgiye erişimi görevle sınırlar. Konuyu ilgisiz çalışanlara yaymaz. İlgili dijital kayıtların hukuka uygun biçimde korunması için yetkili teknik kişilerle çalışır; kişisel hesaplara veya cihazlara sınırsız erişim varsaymaz.

Varsayımsal örnek 3: Bir ekip yöneticisi hakkında şikâyet geliyor

Çalışan, yöneticisinin toplantılarda kendisini küçük düşürdüğünü bildirir. Başka bir çalışan bazı toplantılarda bulunduğunu söyler. Şikâyetin muhatabı olan yönetici ise olayı farklı anlatır.

Şirket, incelemeyi yalnız şikâyet edilen kişiye bırakmaz. Kimin görüşme yapacağını ve karar sürecinde kimin bulunacağını belirler. Toplantı tarihleri, mevcut mesajlar ve ilgili kişilerin anlatımları ayrı kaydedilir. İşin güvenli yürütülmesi için gereken geçici düzenin amacı ve kapsamı değerlendirilir.

Bir kişiyi suçlu ilan etmek de hiçbir kayıt toplamadan şikâyeti kapatmak da eksik yaklaşımdır. Danışmana “Hangi koruma ve inceleme adımlarını, kişilerin haklarını gözeterek uygulayabiliriz?” sorusu ile mevcut bilgiler gönderilir. Senaryo varsayımsaldır; iddianın doğruluğunu veya hukuki sonucunu belirlemez.

7. Ayrılık kararından önce seçenekleri ve usulü birlikte görün

İK’nın görevi yöneticinin söylediği sonuca uygun gerekçe bulmak değildir. Düşünülen işlem için gerekli bilgileri toplamak ve eksikleri göstermektir. Sözleşme türü, çalışma geçmişi, olay kayıtları, çalışanın açıklaması ve gerçekleşmiş adımlar aynı kronolojide bulunmalıdır.

İş güvencesi, belirli koşullardaki çalışanların feshe karşı yararlanabildiği özel korumadır. Haklı nedenle fesih ise belirli ağır nedenlerde bildirim süresi beklenmeden sona erdirme imkânını ifade eder. Bu düzenler birbirinin yerine kullanılamaz. İş Kanunu’nun 18–21 ve 25–26. maddeleri uygulanacak yol bakımından birlikte incelenmelidir.

Karar notunda seçenekleri somutlaştırın: Mevcut görevde destek ve izleme mümkün mü? Koşulları hukuka uygun biçimde değiştirilebilecek başka görev var mı? İncelemenin tamamlanması için hangi kayıt gerekiyor? Sona erdirme düşünülüyorsa gerekçe, usul ve süre bakımından hangi kontroller yapılmalı?

Bu sorular her olayda bütün seçeneklerin zorunlu olduğu anlamına gelmez. Ama henüz bakılmamış bir ihtimalin “yok” sayılmasını önler. Bordro ekibi de ücret, izin ve diğer ilgili kalemlerin hesap dayanaklarını ayrı hazırlar. Tek toplam rakam, hangi hakkın nasıl değerlendirildiğini gizleyebilir.

Karar verildiğinde uygulamayı kim kontrol edecek?

Dosya incelemesi, verilecek kararı açıklamakla bitmez. Düzeltme yapılacaksa hangi kayıt değişecek, çalışan nasıl bilgilendirilecek ve tekrarın önlenmesi için hangi süreç düzelecek? Bunlar kısa bir sonuç notuna yazılmalıdır.

Örneğin prim hesabında veri aktarım hatası bulunmuşsa yalnız o ayın farkını hesaplamak yetmeyebilir. Aynı hatanın başka çalışanları veya önceki dönemleri etkileyip etkilemediği de araştırılır. Performans değerlendirmesinde araç eksikliği saptanmışsa araç sağlanır; ardından değerlendirme aynı eksik koşullarla sürdürülmez. İncelemede yeterli bilgi bulunamamışsa sonuç “olay kesinleşti” şeklinde yazılmaz.

Sonuç notunda kararın dayanağı, uygulayacak kişi ve kontrol adımı bulunur. Çalışanın sonradan yeni belge sunması halinde bu belgeyi kimin değerlendireceği belli olur. Bu, bütün kararların sınırsız biçimde yeniden açılması anlamına gelmez. Yeni bilginin görmezden gelinmesini önleyen bir sorumluluk düzenidir. Hukuki sonucu etkileyen yeni kayıt, önceki görüşü veren danışmana da aynı bağlamla iletilir.

8. Ayrılık işlemlerini birbirinden ayırarak tamamlayın

Çalışana yapılan bildirim, sigortalılık işlemi, ödeme, ekipman iadesi ve erişim kapatma farklı adımlardır. Hepsinin sorumlusu ve tamamlanma kaydı bulunmalıdır. SGK çıkış bildirimi, olayın bütün hukuki değerlendirmesinin yerine geçmez.

İstifa, çalışanın ayrılma iradesidir. Karşılıklı sona erdirme, tarafların ilişkiyi anlaşarak bitirmesidir. İbra ise belirli alacaklardan kurtarmaya ilişkin ayrı bir işlemdir. İK bu belgeleri tek “çıkış formu” gibi kullanmamalıdır. Türk Borçlar Kanunu’nun 420. maddesindeki şartlar nedeniyle genel bir “alacağım yoktur” imzasıyla dosyanın bütünüyle kapandığı varsayılmamalıdır.

Şirket eşyalarının teslimi ayrıca kaydedilir. Ödemelerin niteliği ve açıklaması kontrol edilir. Devam eden işlerin devri, kişisel verilere ölçüsüz erişim gerekçesi yapılmaz. Uyuşmazlık ihtimali varsa ilgili kayıtların rutin silme sürecinde kaybolmaması sağlanır.

Saklama, istisnalar ve danışmaya sevk işaretleri

Bir belgenin ileride yararlı olabileceği düşüncesi, her veriyi süresiz saklama gerekçesi değildir. KVKK’nin işleme ve güvenlik çerçevesi ile saklama ve imha düzeni birlikte değerlendirilmelidir. Erişim ve saklama kararları veri türüne, hukuki ihtiyaca ve devam eden uyuşmazlığa göre verilir.

Toplu iş sözleşmesi, özel kanuna tabi çalışma, yabancı çalışan, alt işveren ilişkisi ve toplu işçi çıkarma ek kurallar gerektirebilir. Böyle bir özellik dosyanın başına yazılmalıdır. Resmî tebligat, ayrımcılık iddiası, ciddi güvenlik sorunu, belirsiz fesih süresi veya çalışana açıklanmış ancak henüz incelenmemiş karar varsa konu bekletilmeden değerlendirilmelidir.

Sık sorulan sorular

Eski dosyalarımız eksik. Nereden başlamalıyız?

Önce halen devam eden iş ilişkilerinin geçerli koşullarını ve açık uyuşmazlıkları belirleyin. Eksik belge listesini çıkarın. Mevcut kayıtları kaynağıyla toplayın; olmayan belgeyi varmış gibi tamamlamayın. Önceliği süreli işlem ve yakın karar ihtiyacı olan dosyalara verin.

Çalışan açıklama vermek istemezse karar verilemez mi?

Bu durum tek başına sonucu belirlemez. Hangi konuda, nasıl ve ne zaman açıklama istendiğini doğru kaydedin. Uygulanacak usulü danışmana sorun. Açıklama vermemeyi, asıl iddianın kabulü gibi otomatik yorumlamayın.

Her çalışan için bütün sağlık belgeleri alınmalı mı?

Genel ve geniş bir toplama listesi kullanmayın. İşin ve mevzuatın gerektirdiği bilgi, amacı ve erişecek kişi belirlenmelidir. İş sağlığı ve güvenliği uzmanlık süreciyle İK’nın günlük erişimi aynı değildir.

Danışmana gönderilecek dosya çok büyüdüyse ne yapalım?

Önce bir sayfalık kronoloji ve karar sorusu hazırlayın. Belgeleri numaralandırın ve hangi olayı açıkladıklarını yazın. Tam kayıtların nerede olduğunu belirtin. Aleyhe görünen belgeyi saklamak yerine, çelişkiyi açıkça gösterin.

Bugün atılabilecek adım, bir açık İK konusunu seçip olay ve açıklama formunu doldurmaktır. Sonra eksik her bilgiye sorumlu atayın. Ayrılık türü ayrıca incelenecekse haklı fesih ve işe iade usulü yazıları tamamlayıcıdır.

Somut durumun değerlendirilmesi için şirketin faaliyetleri ve ilgili belgeler birlikte incelenmelidir.