Cari hesap ve hesap mutabakatı: aynı belge, aynı hukuki sonuç değildir

Süreci bir bakışta görün

1. 1İlişki

   Yazılı cari hesap sözleşmesi var mı?

2. 2Kalem

   Fatura, teslim, iade ve ödeme eşleşiyor mu?

3. 3Metin

   Mutabakat hangi kabulü içeriyor?

4. 4Bildirim

   Süre, yöntem ve ulaşma kaydı nedir?

Birbirine karıştırılmaması gerekenler

1. Muhasebede cari hesap açılması tek başına sözleşme değildir

Bir tedarikçiden düzenli mal alıyor, faturaları ve ödemeleri tek tabloda izliyor olabilirsiniz. Muhasebenin bu tabloya cari hesap demesi, ilişkinin Türk Ticaret Kanunu m.89 anlamında cari hesap sözleşmesi olduğunu tek başına göstermez. Kanundaki sözleşmede taraflar karşılıklı alacaklarını ayrı ayrı istemekten vazgeçip hesap kesiminde çıkacak bakiyeyi istemeyi kararlaştırır.

Ayrıca yazılı şekil geçerlilik şartıdır. Önce imzalı sözleşmeyi ve ilişkinin nasıl yürüdüğünü bulun; hesap programındaki başlıktan hukuki nitelendirme yapmayın.

2. Bir aylık itiraz kuralının kapsamını doğru belirleyin

TTK m.94, kanuni cari hesap ilişkisinde hesap devresi sonunda bakiyeyi gösteren cetvelin alınmasından itibaren bir aylık itiraz düzenlemesi içerir. Maddede noter, taahhütlü mektup, telgraf ve güvenli elektronik imzalı yazı sayılmıştır. Her muhasebe ekstresine veya e-postayla gelen her mutabakata bu kuralı otomatik uygulamak doğru değildir.

İlişkinin m.89 kapsamına girip girmediği, cetvelin ne zaman alındığı ve bildirimin şekli birlikte incelenir. Süreyi aylık muhasebe kapanışına göre ertelemeyin.

3. Hesaba yazılmak, işlemin bütün sorunlarını ortadan kaldırmaz

TTK m.90, cari hesaba geçirilen alacağa ilişkin sözleşme ve işlemden doğan dava ve savunmaların kural olarak korunmasını düzenler. Bu nedenle teslim edilmemiş bir ürün, iptal edilen işlem veya eksik hizmet yalnız hesap satırında göründüğü için tartışmasız hale gelmez. Ancak sonradan yapılan kabul, sulh veya başka belge ayrıca sonuç doğurabilir.

Muhasebe satırını sözleşme, teslim, iade ve ödeme kaydıyla eşleştirin. Aynı işlemin birden fazla belgeyle hesapta tekrarlanıp tekrarlanmadığını da kontrol edin.

4. Hesap dönemi ile ödeme vadesini karıştırmayın

Kanuni cari hesapta dönem sonunda hesap kapatılıp alacak ve borç farkı belirlenir. TTK m.94 uyarınca dönem konusunda sözleşme veya ticari teamül yoksa takvim yılının son günü esas alınır. Bu düzenleme, her ticari faturanın yıl sonuna kadar ödenmeyebileceği anlamına gelmez.

Olağan açık hesap ilişkisiyle kanuni cari hesap farklı değerlendirilir. Sözleşmedeki vade, hesap kesim günü ve ilişkinin sona ermesi hükümlerini ayrı satırlara çıkarın; bunları tek bir son ödeme tarihi gibi göstermeyin.

5. Mutabakat imzası öncesinde kelimeleri okuyun

Bir belge yalnız belirli tarihteki toplamı teyit edebilir; başka bir belge borç kabulü, haklardan vazgeçme veya ödeme taahhüdü içerebilir. Başlıktaki mutabakat sözcüğü bütün belgeleri eşit hale getirmez. Hangi dönem ve para biriminin kapsandığı, çeklerin tahsil edilmiş mi teslim edilmiş mi sayıldığı, iadeler ve karşı talepler kontrol edilmelidir.

Şirket adına imzalayan kişinin yetkisini ayrıca belirleyin. Bilmediğiniz kalemleri yalnız toplam yaklaşık doğru diye onaylamayın; çekince gerekip gerekmediğini metnin tamamıyla değerlendirin.

6. Çek, senet ve kısmi ödemeleri ayrı izleyin

TTK m.90, ticari senedin cari hesaba kaydını bedelinin alınmış olması şartına bağlayan düzenleme içerir. Bu nedenle yalnız senet veya çek teslimini, her durumda nihai tahsilatla aynı görmek yanıltıcıdır. Hesap tablosunda belgenin teslimini, vadesini, tahsil sonucunu ve ilgili faturaları ayrı gösterin.

Karşılıksız kalan veya iade edilen bir belge varsa bunun kayıtlara nasıl işlendiğini kontrol edin. Hesap bakiyesinin yanı sıra asıl belgenin kimde olduğunu bilmek de uyuşmazlık hazırlığında önemlidir.

7. İtirazı sayısal ve izlenebilir hale getirin

Örnek olarak ekstreden 120.000 TL bakiye çıktığını, sizin 20.000 TL iadenin işlenmediğini düşündüğünüzü varsayalım. Sadece hesap yanlış demek yerine iade tarihi, belge numarası, tutarı ve ilgili faturayı aynı satırda gösterin. Bu örnekte gerçek borcun otomatik 100.000 TL olduğu sonucu çıkmaz; başka kalemler, faiz ve mahsup tartışmaları bulunabilir.

İtirazın ne zaman, kime, hangi yöntemle gönderildiğini ve cevabı saklayın. İç muhasebe düzeltmesi karşı tarafa bildirim yerine geçmez.

8. Dosyayı hangi soruyla değerlendirmeye götürmelisiniz?

Önce şu ayrımı sorun: Bu ilişki kanuni cari hesap mı, yoksa faturaların açık hesapta izlenmesi mi? Ardından mutabakatın imza ve içeriğinin etkisini, hangi kalemlere hangi gerekçeyle itiraz edildiğini ve bildirim süresini değerlendirin. Tahsilat veya takip başlatılacaksa yalnız ekran görüntüsü değil, işlem zincirinin tamamı gerekir.

Bu makale her mutabakatı kesin borç ikrarı veya etkisiz belge saymaz. Belgenin somut ifadeleri ve ilişkinin özellikleri sonucu belirler.