Dış hukuk danışmanıyla ilk 30 gün: dosya devri ve yönetim kontrol planı

Kısa cevap

Yeni hukuk danışmanına bir klasör bağlantısı gönderilir. İçinde eski sözleşmeler, birkaç dava dilekçesi, imzasız taslaklar ve adı değiştirilmiş dosyalar vardır. Yönetim “her şey burada” der. Aynı gün başka bir çalışanın e-postasında cevap bekleyen resmî bir yazı durmaktadır. Eski danışmanın hangi dosyayı izlemeye devam ettiği de açık değildir.

Bu varsayımsal başlangıçta sorun belge azlığı değildir. Hangi belgenin güncel olduğu, hangi işin acil olduğu ve kimin neyi üstlendiği belli değildir.

Kısa cevap: İlk gün süreli işleri ayırın. Ardından temsil edilen şirketi, yetkili muhatapları ve çalışma kapsamını belirleyin. Dosyaları teslim kaydıyla devredin, eksikleri görünür hale getirin ve yönetimin vereceği kararları ayrı listeleyin. İlk ayın hedefi yalnız bir rapor almak değil, belgelerin ve kararların kaybolmadığı çalışan bir düzen kurmaktır.

Aşağıdaki 30 gün, önerilen çalışma takvimidir; kanuni süre değildir. Mahkeme, icra, resmî bildirim ve sözleşme sürelerini uzatmaz. Acil bir iş varsa takvimdeki haftasını beklemeden ele alınır. Şirketin büyüklüğüne göre bazı işler daha erken, bazıları daha uzun sürede tamamlanabilir.

1. İlk gün: hangi işler beklememeli?

Başlangıç toplantısından önce ilgili birimlere aynı kısa soruyu gönderin: “Şirketin cevap vermesi, işlem yapması veya karar alması gereken süreli bir konu var mı?” Yalnız dava listesi istemeyin. Muhasebe, insan kaynakları, satış ve operasyonun elindeki evrak farklı olabilir.

Öncelikle şu kayıtları toplayın:

• Yeni gelen mahkeme, icra veya idari kurum evrakı
• Yaklaşan duruşma, toplantı, itiraz veya başvuru işlemi
• Sözleşme yenilememe, fesih ya da fiyat itirazı bildirim tarihleri
• Ödeme, teminat ve garantiyle ilgili süreli talepler
• Çalışanla ilgili devam eden ve süre içerebilecek işlemler
• Yaşanmış bir veri güvenliği olayı veya başka acil olay bildirimi

Tebliğ, bir evrakın hukuken bildirilmesidir. Süre hesabı için yalnız evrakın PDF'si değil, nasıl ve ne zaman bildirildiğini gösteren kayıt da gerekebilir. Hak düşürücü süre, süresinde kullanılmayan bir hakkın kaybına yol açabilen süredir. Zamanaşımı, özel hukukta belirli sürenin geçmesinden sonra borçlunun talebe karşı ileri sürebileceği bir savunmayla ilgilidir. Borcun kendiliğinden ortadan kalktığı anlamına gelmez. Sürenin başlangıcı ve onu etkileyen olaylar ayrıca değerlendirilir. İkisinin yerine tek bir “son tarih” tahmini kullanılmamalıdır.

Yönetici ilk gün son tarihi kendi tahminiyle kesinleştirmek zorunda değildir. Yapabileceği iş, belgenin tamamını ve bildirim kaydını hazırlamak, son tarih konusunda belirsizlik olduğunu açıkça belirtmek ve incelemenin kime verildiğini teyit etmektir. Konu cevap bekliyorsa “iletildi” durumu yeterli değildir; teslim alındığı ve ele alınacağı doğrulanmalıdır.

İlk gün için acil iş kaydı

• Konu ve ilgili şirket: …
• Belgeyi gönderen kurum veya karşı taraf: …
• Belgenin tamamı ve ekleri nerede: …
• Şirkete ulaşma ve varsa hukuki tebliğ kaydı: …
• Bildiğimiz tarih / henüz doğrulanmamış tarih: …
• Belgeyi inceleyecek kişi: …
• Yönetimden şimdi beklenen bilgi veya karar: …
• Teslim alındığının teyidi: …
• Sonraki kontrol zamanı ve sorumlusu: …

Bu kayıt bir dilekçe değildir. Eksik bilgi yüzünden sürenin gözden kaçmasını önlemeye yönelik çalışma aracıdır. Belgenin anlamı henüz anlaşılamıyorsa bekleme gerekçesi yapılmamalı; incelemeye bu belirsizlikle birlikte sunulmalıdır.

2. Hangi şirketin ve kimin işi yürütülüyor?

Bir grup adı altında birden fazla şirket bulunabilir. Şirket sahibinin kişisel işleri de aynı e-posta zincirinde konuşulabilir. Danışmanlığa başlarken her tüzel kişinin, yani hukuk düzeninde ayrı hak ve borç sahibi olan kuruluşun, kapsamı belirlenmelidir.

Şu ayrımları yazılı hale getirin:

• Danışmanlığın tarafı olan şirket veya şirketler
• Şirket adına bilgi verebilecek kişiler
• Bağlayıcı talimat verebilecek yetkililer
• Ödeme ve gider onayı verecek kişiler
• Ortak veya yöneticinin kişisel işi olarak ayrıca ele alınacak konular

Şirketin avukatı, bütün ortakların kişisel avukatı olarak kabul edilmemelidir. Ortaklar arası uyuşmazlık veya yöneticinin şahsi sorumluluğu gündeme geldiğinde çıkarlar ayrılabilir. Avukatın birbiriyle çatışan menfaatleri temsil etmesine ilişkin sınırlar vardır. Başlangıçta tarafların belirlenmesi bu yüzden yalnız fatura bilgisi değildir. TBB, menfaat çatışmasına ilişkin karar

Yönetim içinden bir koordinatör ve yedek belirlemek yararlıdır. Koordinatör belge ve cevapları toplar. Ancak koordinatör olmak, şirket adına sözleşme imzalama veya uyuşmazlıkta anlaşma yapma yetkisi vermez. Bu ayrım görev listesinde açıkça görünmelidir.

3. Birinci hafta: kapsam ve yetki dosyasını kurun

Sürekli avukatlık hizmeti için yazılı sözleşme düzeni TBB Avukatlık Kanunu Yönetmeliği m.73/A'da yer alır. Başlangıçta hangi işler dahil, hangi işler ayrıca değerlendirilecek ve iletişim nasıl kurulacak soruları cevaplanmalıdır. TBB Avukatlık Kanunu Yönetmeliği

Yönetim ihtiyacını örneklerle tarif edebilir: Düzenli tedarikçi sözleşmeleri mi incelenecek? Devam eden davalar devralınacak mı? Yabancı ülkede işlem var mı? İnsan kaynakları belgeleri ve veri koruma süreçleri kapsamda mı? “Bütün hukuk işleri” ifadesi, sınırları ve iş dağılımını tek başına açıklamaz.

Yetki dosyasında güncel ticaret sicili kayıtları, esas veya şirket sözleşmesi, temsil kararları ve ilgili imza belgeleri bulunmalıdır. Temsil yetkisi, bir kişinin şirket adına dış dünyada işlem yapabilmesidir. Şirket içindeki harcama onayıyla aynı şey değildir. Anonim şirketin yönetim kurulu yapısı ile limited şirketin müdürlük yapısı farklı kurallara tabidir. TTK m.370 ve m.623

Avukatlık sözleşmesi, vekâletname ve belirli bir iş için verilen talimat da ayrılır. Vekâletname, avukatın temsil yetkisini gösteren belgedir. HMK m.74, örneğin sulh ve feragat gibi işlemlerde özel yetki gerektirir. Sulh, uyuşmazlığın anlaşmayla çözülmesi; feragat, ilgili talep veya hukuki yoldan vazgeçme anlamında kullanılan bir işlemdir. Hangi sonuç doğacağı somut işte ayrıca değerlendirilir. HMK m.74

Birinci haftanın teslimleri ve kabul ölçütleri

Hafta sonunda kapsam notu, yetkili kişi listesi ve acil iş listesi bulunmalıdır. “Tamamlandı” diyebilmek için her açık işin bir muhatabı olmalı; kapsam dışında kalan işin ne olacağı da yazmalıdır. Eksik vekâletname veya şirket belgesi varsa kimin sağlayacağı ve hangi işlemi etkilediği belirlenmelidir. Sadece toplantı yapılmış olması bu çıktıları sağlamaz.

4. Dosya devri: gönderilen klasör ile teslim alınan iş aynı değil

Danışman değişiyorsa önceki ve yeni çalışma düzeninin geçişi ayrıca planlanır. Yeni sözleşme imzalanması, eski vekâletin ve sözleşmenin bütün sonuçlarını kendiliğinden açıklamaz. İlgili bildirimler, ücret ve gider hesapları, temsil ve dosya sorumluluğu ayrı ele alınır.

Devirde üç liste kullanmak pratiktir: teslim edilenler, eksik olanlar ve henüz kimin takip edeceği kesinleşmeyenler. Son liste boşalmadan dosyaların tümü güvenle devredilmiş sayılmamalıdır. Bir dosyada iki avukatın görev alması da, ikisinin birbirinin işlem yapacağını varsayması da farklı riskler yaratır.

Belgeyi gönderen ile teslim alan kişinin yazılı kaydı bulunmalıdır. Hassas bilgiler herkese açık bir klasöre konulmamalıdır. Erişimler ihtiyaca göre verilir; kişisel şifre veya elektronik imza paylaşımı, dosya devrinin olağan yöntemi olarak seçilmemelidir.

Doldurulabilir dosya teslim kaydı

• Şirket ve işin kısa adı: …
• Mahkeme/icra dosyası veya şirket içi iş numarası: …
• Şirketin sıfatı ve karşı taraf: …
• Son yapılan işlem ve dayanak belge: …
• Yaklaşan işlem veya kontrol edilecek tarih: …
• Teslim edilen dijital belgeler: …
• Asıl belgeler, bulunduğu yer ve teslim durumu: …
• Eksik belgeler ve sağlayacak kişi: …
• Devam eden ücret, gider veya ödeme konusu: …
• Geçiş sırasında işi takip edecek kişi: …
• Teslim eden, teslim alan ve teyit tarihi: …

Asıl belge, yalnız taranmış görüntüsü değil, gerektiğinde ibraz edilecek özgün belgedir. Özellikle imzalı sözleşme veya kıymetli evrak gibi kayıtlarda asılın yeri önem taşıyabilir. PDF dosyası bulunması, aslın nerede olduğunun bilindiği anlamına gelmez.

5. İkinci hafta: belge envanteri ve güvenli çalışma alanı

Envanter, burada mevcut belgelerin düzenli dökümüdür. Belge odası denilen çalışma alanı da bu kayıtların yetkilendirilmiş erişimle saklandığı klasör veya sistemdir. Amaç bütün şirket arşivini yeniden kopyalamak değildir. İnceleme kapsamındaki belgeleri, güncel sürüm ve eksikleriyle görünür kılmaktır.

Başlangıç listesi altı grupta kurulabilir:

1. Şirket yapısı: Şirket sözleşmesi, sicil ilanları, ortaklık ve yönetim kayıtları
2. Sözleşmeler: Önemli müşteri ve tedarikçi ilişkileri, bütün ekler, değişiklikler ve teminatlar
3. Çalışma ilişkileri: Kullanılan sözleşme örnekleri, uygulamalar ve açık uyuşmazlıkların ilgili kayıtları
4. Alacak ve borçlar: Sorunlu işlem için sipariş, teslim, fatura, ödeme ve yazışma bağlantısı
5. Veri ve teknoloji: Kullanılan sistemler, tedarikçiler, lisanslar ve fikri hak belgeleri
6. Faaliyet izinleri: Sektöre göre ruhsat, lisans, denetim ve resmî yazışmalar

Her belge için ad, tarih, taraf, sürüm, imzalı olup olmadığı, ekleri ve kaynak kişi yazılabilir. Aynı sözleşmenin üç dosyası varsa “son”, “son2”, “gerçekson” adları yerine hangisinin imzalandığı belirlenmelidir. İmzasız taslağı güncel sözleşme sanmak, yenileme veya sorumluluk incelemesini yanlış yöne götürür.

Kişisel veri içeren belgeler amaçla sınırlı paylaşılmalıdır. İlk inceleme için örnek sözleşme yeterliyken bütün çalışanların sağlık kayıtlarını göndermek gerekmeyebilir. Hukuki inceleme veri güvenliği yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. KVKK veri güvenliği açıklaması

İkinci haftanın kabul ölçütleri

İncelenecek belgelerin listesi, asıl ve imzalı sürüm yerleri, eksik ekler ve erişim sahipleri belli olmalıdır. Eksik belge “yok” ile “henüz istenmedi” ayrımıyla kaydedilir. Aynı belgeye farklı ekiplerin farklı sürümler üzerinden yorum yapması önlenir. İnceleme örneklemle yapılacaksa hangi dosyaların seçildiği açıklanır.

6. Tebligat ve bildirimler için tek kişiye bağlı olmayan düzen

UETS, KEP, fiziki posta ve kuruma özgü bildirim sistemlerini aynı şey kabul etmeyin. UETS, Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi; KEP, kayıtlı elektronik postadır. Bir bildirimde hangi sistemin ve hangi hukuk kuralının uygulandığı belirlenmelidir.

PTT'nin açıkladığı genel UETS kuralında tebligat, elektronik adrese ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Bu açıklama, vergiye ilişkin veya başka özel elektronik bildirim sistemlerine kendiliğinden uygulanmaz. Her evrak kendi düzenlemesi ve delil kaydıyla incelenmelidir. PTT elektronik tebligat açıklaması

Şirketin kuracağı çalışma düzeni üç soruyu cevaplasın: Kutuyu kim kontrol ediyor? İzinli veya hasta olduğunda kim devralıyor? Süreli evrakın danışmana ulaşıp ulaşmadığını kim teyit ediyor? “Muhasebe bakıyor” yerine görevli kişi ve yedek yazılmalıdır.

Bir bildirim geldiğinde yalnız ekran görüntüsüyle yetinilmemeli; evrak ve ekleri ile sistemin sunduğu ilgili teslim/tebliğ kayıtları alınmalıdır. Hukuki süreyi hesaplayan kişi, hesabın dayandığı tarihi ve belgeyi dosya kartına işlemelidir. Böylece takvimdeki tarih başkasının açıklamasız tahmini olarak kalmaz.

7. Üçüncü hafta: bulguyu yönetimin verebileceği karara çevirin

Uzun bir risk listesi, hangi kararın beklendiği anlaşılmıyorsa yönetimde karşılık bulmayabilir. Her önemli konu için kısa bir karar kartı hazırlamak yararlıdır. Kart, hukuki değerlendirme ile işletmenin ticari tercihini ayırır.

Kartta mevcut durum, dayanak belge, belirsizlik, seçenekler, karar verecek kişi ve hedef tarih yer alır. İç hedef tarih, yönetimin hazırlık için koyduğu tarihtir; kanuni veya sözleşmesel son tarihle karıştırılmamalıdır. Danışmanın bir seçeneği açıklaması, yönetimin o işlemi yapma talimatı verdiği anlamına da gelmez.

Varsayımsal olarak doldurulmuş yönetici karar kartı

• Konu: Depo yazılımı sözleşmesinin yenilenmesi
• İlgili şirket: Örnek Şirket AŞ; diğer grup şirketleri bu kayıtta kapsam dışı
• Mevcut belge: S-014 numaralı imzalı sözleşme; iki ekten biri bulunamadı
• Görülen hüküm: Metinde yenilememe bildirimi için 15 Kasım 2026 tarihi yazıyor
• Hukuki kontrolün durumu: Eksik ek ve bildirim yöntemi nedeniyle son tarih henüz kesinleştirilmedi
• Operasyon bilgisi: Başka sağlayıcıya geçiş için teknik ekip hazırlık süresi istiyor
• Seçenekler: Mevcut şartlarla devam; değişiklik görüşmesi; uygun bildirim ve geçiş planıyla yenilememe
• Karşılaştırılacak etkiler: Maliyet, veri aktarımı, kesinti ihtimali, çıkış yardımı ve bildirim koşulları
• Yönetimden beklenen karar: Hangi seçenek için çalışma yürütüleceği
• İç karar hedefi: 30 Ekim 2026; sözleşmesel tarihin yerine geçmez
• Eksik belgenin sorumlusu: Satın alma birimi
• Hukuk ekibine açık soru: Eksik ek dahil hangi tarihe kadar, hangi kanalla, kimin imzasıyla bildirim yapılmalı?
• Tamamlanma kanıtı: Yönetim kararı, gerekiyorsa bildirim ve teslim kaydı, teknik geçiş sorumlusunun planı

Bu kartta tarih bulunması incelemenin bittiği anlamına gelmez. “Doğrulanmadı” alanı açık bırakılmıştır. Yönetici bu kartla hangi belgenin eksik olduğunu ve hangi ticari kararı vermesi gerektiğini görebilir. İmza veya bildirim aşamasına geçiş koşulları tamamlanmadan iş kapatılmaz.

Üçüncü haftanın kabul ölçütleri

Her önemli bulgunun bir sonraki adımı ve karar sahibi olmalıdır. Parasal sonuç bilinmiyorsa uydurma kesin tutar yazılmamalıdır. Hukuki risk, ticari tercih ve eksik bilgi ayrı gösterilmelidir. Yönetimin karar vermediği konu, danışmanın teslim ettiği rapor var diye tamamlanmış sayılmaz.

8. Dördüncü hafta: süreci bir gerçek işte deneyin

İlk ayın sonunda küçük fakat gerçek bir sözleşme veya inceleme talebi seçilebilir. Talep sahibi ticari amacı ve ekleri hazırlar. Koordinatör dosyanın tamlığını kontrol eder. Hukuki inceleme yapılır; gereken yönetim kararı alınır. İmzalı son sürüm ve varsa sonraki işlem tarihi uygun yere kaydedilir.

Denemede şu soruların cevabını arayın: Talebi yanlış kişi mi açtı? Ekler sonradan mı bulundu? Hukuki görüş farklı e-posta zincirlerine mi dağıldı? İmzalanan metin incelenen metinden farklı mı? Bunlar yalnız belge sorunu değildir; sonraki işler için süreç düzeltme fırsatıdır.

Geniş bir sözleşme şablonu projesi veya bütün arşivin yenilenmesi ilk ayda bitmeyebilir. Böyle işleri açık iş listesine taşıyın. Listede yalnız konu adı değil, yapılacak ilk adım, sorumlu, gereken kaynak ve sonraki kontrol tarihi bulunsun. Genel risk inceleme yöntemi için şirketlerde hukuki risk incelemesi ayrıca kullanılabilir.

İlk ayı kapatmak için altı kontrol

1. Temsil edilen şirketler ve kapsam açık mı?
2. Acil dosyalarda süre ve sorumlu teyit edilmiş mi?
3. Devredilen ve eksik belgeler ayrı listelenmiş mi?
4. Yönetimden beklenen kararlar görünür mü?
5. Talep, inceleme, onay ve kayıt akışı bir iş üzerinde denenmiş mi?
6. Bitmeyen işlerin devam planı var mı?

Bu altı soruya verilen cevap, yalnız rapor sayfası sayısından daha anlamlıdır. İlk ayın tamamlanması, bütün şirket işlemlerinin hukuka uygun bulunduğu veya hiç risk kalmadığı anlamına gelmez.

9. Üç farklı başlangıçta öncelik nasıl değişir?

Varsayımsal durum: ilk kez düzenli danışmanlık alan şirket

Şirketin davası yoktur fakat müşteri sözleşmeleri satış ekibinin bilgisayarlarında durmaktadır. İlk öncelik, olmayan dava dosyaları için uzun liste üretmek değildir. Önemli sözleşmeleri, yenileme tarihlerini ve imza düzenini bulmaktır. Yönetim, en yüksek hacimli veya operasyonu en çok etkileyen ilişkileri seçerek inceleme sırasını belirleyebilir.

Burada kabul ölçütü, seçilen sözleşmelerin imzalı son sürümlerine ulaşılması ve sonraki işlem tarihlerinin bilinmesidir. İncelenmeyen arşiv ayrıca belirtilir.

Varsayımsal durum: danışman değişirken kayıp asıl belge

Yeni danışmana bir alacak dosyasının taraması gönderilmiştir. İmzalı asılın eski danışmanda mı, şirkette mi olduğu bilinmemektedir. Yönetici devir kaydına “dosya alındı” yazmak yerine “dijital belgeler alındı, asılın yeri araştırılıyor” yazmalıdır.

Önceki ve yeni görevli arasındaki takip sorumluluğu ayrıca teyit edilir. Yaklaşan işlem varsa asılın eksikliğinin o işleme etkisi sorulur. Belge bulunana kadar bütün dosyanın durmuş veya tamamlanmış kabul edilmesi yerine, etkilenen işlem açıkça belirlenir.

Varsayımsal durum: ortak kişisel davasını şirket klasörüne ekliyor

Şirket ortağı kendi kişisel uyuşmazlığını da danışmanın incelemesini ister. Koordinatör bu dosyayı şirket işi gibi talep listesine eklememelidir. Taraf, çıkar çatışması ve çalışma kapsamı ayrı belirlenir.

Yönetimin yapabileceği somut iş, şirket dosyalarının kimlerle paylaşılacağını ve kişisel işin bu akıştan nasıl ayrılacağını netleştirmektir. Bu ayrım hem karar yetkisinin hem de gizli bilgilerin doğru yönetilmesine yardımcı olur.

Sık sorulan sorular

Bütün belgeleri ilk gün göndermek daha hızlı olmaz mı?

Belge çokluğu tek başına hız sağlamaz. Önce acil işler, güncel şirket belgeleri ve seçilen inceleme kapsamı gönderilebilir. Sonraki gruplar envantere göre paylaşılır. Hangi belgenin eksik kaldığı her aşamada görünür tutulur.

Her çalışan danışmana doğrudan yazabilir mi?

Çalışma düzeninde belirlenebilir. Bilgi iletmek, talep açmak ve bağlayıcı talimat vermek ayrı yetkilerdir. Acil evrakın koordinatörün yokluğunda beklememesi için yedek yol bulunmalıdır.

Danışmanın önerisiyle yönetimin kararı aynı kayıt mı olmalı?

Aynı dosyada tutulabilir; ancak kimin hangi sıfatla ne söylediği açık olmalıdır. Hukuki görüş, ticari karar ve uygulanacak talimat ayrı alanlarda gösterildiğinde sonradan yanlış anlamalar azalır.

Bugün işe başlamak için ne hazırlayalım?

Bir koordinatör ve yedek belirleyin. Açık süreli işleri sorun, ilgili şirketin sicil ve yetki belgelerini bulun, eski ve yeni görev dağılımını yazın. İlk toplantıyı “bize genel riskleri anlatın” yerine “şu dosyalar, şu eksikler ve şu kararlar var” gündemiyle yapın.

Somut durumun değerlendirilmesi için şirketin faaliyetleri ve ilgili belgeler birlikte incelenmelidir.